Strutturare una commessa: i budget e la gestione degli scostamenti

Una commessa, pubblica o privata, è l’insieme delle procedure da seguire, per l’esecuzione di lavorazioni o servizi elencati in un determinato contratto con il committente, per il rispetto dei tempi prefissati e per il conseguimento del margine di contribuzione per essa previsto in fase di budget. Ci concentreremo, nel prosieguo, nella gestione degli scostamenti dei singoli budget.

 

Il primo budget sarà il cosiddetto budget preventivo che dovrà costantemente essere confrontato con l’eventuale budget in corso d’opera e, sicuramente, con il budget definitivo. Il budget, qualsiasi sia la sua denominazione in funzione della temporale redazione dello stesso, conterrà tutte le informazioni relative ai costi diretti (forniture e manodopera) ed ai costi indiretti (trasporti, sfridi, trasferte, etc.) direttamente legati alla commessa: i suddetti costi saranno naturalmente incrementati delle spese generali e dell’utile d’azienda.

 

Il risultato sarà un numero percentuale, denominato margine di contribuzione, che dovrà essere il “Vangelo” da seguire e perseguire nel corso della commessa. Esso non è altro che il risultato economico (appunto “margine”) che la commessa dovrà apportare alle spese generali dell’azienda (appunto “di contribuzione”) per il progressivo ripianamento delle stesse entro l’anno solare. Questa percentuale sarà quella oggetto di controllo, da parte dei tecnici o comunque dei preposti alla gestione della commessa, ma, soprattutto, dal titolare e/o dai vertici aziendali.

 

Gli scostamenti dalla percentuale prefissata, a seguito del periodico costante e puntuale controllo della commessa, saranno oggetto di disamina e dovranno necessariamente essere ripristinati: tutto ciò, naturalmente, nel solo caso di scostamento di segno negativo. Fermo restando le procedure da attuare per il riequilibrio della percentuale di margine di contribuzione, dopo aver appurato se la ragione dello scostamento è interno o esterno alla propria azienda, è necessario che esso sia tempestivamente ripristinato. La tempestività, infatti, è il primo fattore da applicare se si vuole che il margine “rientri nei ranghi”, tanto più se la commessa è di consistente importo economico.

 

Qualora, a seguito della valutazione, si ritenga che le motivazioni dello scostamento siano attribuibili a fattori interni all’azienda occorrerà immediatamente prendere gli opportuni provvedimenti perché questo non avvenga ulteriormente, oltre al ripristino del margine stesso. Qualora fosse esterno, invece, andranno adottate tutte le necessarie misure perché la “perdita” sia compensata dal committente.

Naturalmente, come si intuisce facilmente “tra le righe” occorre che la disamina del margine di contribuzione avvenga con assoluta serietà ed onestà da parte dei preposti al suo controllo. È sempre preferibile ricavare i dati da due canali separati: i ricavi e le produzioni da parte del responsabile della commessa ed i costi (diretti ed indiretti) da parte del responsabile amministrativo dell’azienda. Quest’ultimo avrà anche l’accesso alle informazioni relative al costo del personale impiegato, per la commessa in oggetto, che sommerà agli altri costi.

 

Va da sé che il trait d’union dovrà essere sempre il responsabile della commessa in quanto sarà il solo a sapere perfettamente quali e se ci sono rimanenze di commessa così come gli effettivi impegni, non ancora contabilizzati e/o fatturati, da parte di prestatori d’opera o fornitori occasionali. Il termine utilizzato normalmente per il calcolo periodico del margine di contribuzione, perlomeno in edilizia, è SIL (acronimo di “situazione interna lavori”) che consiste in una “fotografia” della commessa in quella determinata data considerando tutte le lavorazioni già eseguite (anche parzialmente) come contestualmente pagate da parte del committente (anche parzialmente qualora così fossero le lavorazioni) così come i costi relativi a quelle stesse lavorazioni. L’analisi degli scostamenti è fondamentale per la corretta gestione della commessa stessa.

 

Flusso di cassa di una commessa

 

I software per il controllo di gestione offrono ampie possibilità di migliorare la condizioni di salute dell’azienda anche tramite applicazioni aggiuntive. In sostanza si parla di poter disporre in tempo reale del cash flow della commessa senza dove redigere e controllare continuamente i vari conti che lo compongono. In particolare, questo è molto importante se si vuole ottenere un equilibrio finanziario che possa, ovviamente, poi riflettersi su quello economico di lungo periodo.

 

Lo scopo ultimo di qualsiasi impresa, infatti, è proprio quello di rimanere in equilibrio nel lungo periodo e di poter continuare ad operare in una situazione di stabilità. Questo, però, è anche funzione della possibilità di godere di un equilibrio finanziario nel breve periodo. Questa condizione, infatti, è necessaria per garantire all’azienda di poter far fronte alle sue spese con i ricavi maturati. Parlando di questo specifico problema, purtroppo, sono molti i casi in cui il flusso di cassa della commessa non riceve la giusta attenzione.

 

Quando si valuta un progetto, infatti, ogni imprenditore dovrebbe considerare sia i costi da sostenere che i ricavi della commessa. Purtroppo, però, troppo spesso non si programma un piano di incasso che sia coerente con i lavori da eseguire. Questo significa che, con il budget si ha una conoscenza dettagliata di quelli che sono i costi da sostenere, compreso anche il tempo in cui essi matureranno, ma non si ha la conoscenza necessaria e speculare dei ricavi.

 

Ovviamente questo crea una condizione che non può essere mantenuta a lunga dall’impresa. Infatti, si corre il rischio di dover far fronte a dei pagamenti senza poter disporre delle giuste risorse finanziarie che possano garantirne la copertura. Per questo motivo risulta fondamentale poter disporre di un software che calcoli in maniera automatica tutti i periodi di incasso ed i pagamenti collegati ad una commessa.

 

Con un controllo di gestione ben implementato, che consideri anche questa importante condizione di equilibrio, si possono ottenere benefici di importante entità per quanto riguarda la salute di tutta l’azienda. Infatti, in questo modo è possibile mantenere un equilibrio finanziario sia nel breve periodo, sia, ovviamente, nel lungo periodo, specialmente se si utilizza questa tecnica per tutte le commesse.

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