Chi e come si può fare il Controllo di Gestione in azienda?

Premettiamo, intanto, che il Controllo di Gestione è fondamentale per ogni azienda, indipendentemente dalla sua dimensione o dal settore nella quale essa opera. Naturalmente, maggiore è la concorrenza nel settore dell’azienda, con margini di mercato sempre più esigui, maggiore è la necessità di utilizzare uno strumento come il Controllo di Gestione.

 

Questo, poiché opera attraverso la indispensabile raccolta di dati ed informazioni, impiegando e responsabilizzando più figure coinvolte, non è una funzione che vede impegnata una sola figura, ma l’intero team produttivo per il raggiungimento degli obiettivi inizialmente prefissati (budget preventivo).

 

Non è corretto, infatti, parlare del controllo di gestione come di un programma informatico o di un software gestionale. Il Controllo di Gestione non è un software e non è un gestionale ma è, soprattutto, una forma mentis che necessita della partecipazione ed iniziativa sicuramente dell’imprenditore, ma anche del suo entourage che sarà così responsabilizzato e stimolato al perseguimento degli obiettivi pianificati. Naturalmente ci sono in commercio vari software che “aiutano”, chi più chi meno, a dare le corrette indicazioni ai vertici aziendali e a monitorare dati e condizioni di produttività della propria azienda. Il Controllo di Gestione è – e possiamo sicuramente così definirlo – soltanto cultura d’impresa.

 

Quali sono le funzioni coinvolte ed i loro compiti?

 

La figura cardine è sicuramente l’imprenditore, che deve avere la volontà di adottare il Controllo di Gestione in azienda e dare il giusto imprinting ai propri collaboratori. Se un’azienda produce, soprattutto al giorno d’oggi, chi ne beneficia è sicuramente l’imprenditore, ma anche tutti i collaboratori e l’azienda stessa – senza considerare l’indotto – sia in termini economici sia di durabilità nel tempo sia, ancora, per il superamento di fasi critiche che il futuro, o anche il presente stesso, possa riservarle. Le altre figure coinvolte sono tutte quelle legate all’apparato produttivo dell’azienda:

 

• i responsabili della produzione;
• i responsabili tecnico-contabili;
• gli operatori dell’intero processo produttivo.

 

Come mettere in pratica il Controllo di Gestione?

 

Superata la fase di “avvio”, dove occorre la volontà nell’applicazione del Controllo di Gestione, che paradossalmente è la fase più semplice ma allo stesso tempo la più difficile, proprio perché riguarda una forma mentis dell’imprenditore, il processo è tutto sommato semplice ed attuabile, riassumibile in poche operazioni:

1. fase di budget: in questa fase, che chiameremo preventiva, vengono formulate le offerte ai clienti e, in esse, formulati i margini di guadagno dell’azienda stessa. Essi consistono nella precisa verifica dei costi diretti legati alla fornitura (dell’opera o del servizio) e dei costi indiretti propri della struttura (spese generali ed utile d’impresa). Su questi ultimi si ritornerà in seguito perché è importante conoscerli ed averne piena contezza;
2. fase di esecuzione: in questa fase, che chiameremo consuntiva, viene svolta la fornitura (o opera, o servizio) ed occorre monitorare costantemente (con cadenze rigidamente prefissate: giornaliere, settimanali, quindicinali o mensili) che il margine atteso in fase di budget sia mantenuto e/o migliorato;
3. fase correttiva: in questa fase, grazie al monitoraggio costante e periodico ottenuto in fase di esecuzione, si verificherà, qualora i margini attesi siano differenti (inferiori) da quelli preventivati quali siano le motivazioni. Le azioni correttive andranno adottate immediatamente qualora le motivazioni siano a causa del cliente, formulando ed ottenendo le dovute integrazioni, oppure se dovute ad errori propri del budget preventivo. In tal caso occorrerà prendere nota e correggere le previsioni, creando dei veri e propri “dati storici”;
4. fase finale: si concluderà la commessa (o fornitura o servizio) creando un archivio storico da consultare sempre nel futuro ed aggiornare di volta in volta.

 

Le funzioni coinvolte sono, come si può capire, tutte le funzioni che devono fornire i dati necessari per l’ottenimento del processo sopra descritto.

 

Naturalmente, perché il processo funzioni correttamente occorre conoscere chiaramente quanto esposto al punto 1: il valore delle spese generali (ossia i costi di struttura) della propria azienda. Questi, qualora si mantengano pressoché costanti nel tempo, nel caso ad esempio di un’azienda che non faccia grossi investimenti da un anno all’altro, avranno una percentuale diversa, da un anno all’altro, in quanto strettamente dipendenti dal fatturato dell’anno in corso.

 

Quali sono i vantaggi apportati dal Controllo di Gestione?

 

I vantaggi apportati dall’implementazione del Controllo di Gestione sono molteplici, nonché essenziali, e sintetizzabili in:

 

• una puntuale visione dell’andamento aziendale (stato di salute);
• il monitoraggio di specifici settori di attività ed il calcolo delle relative marginalità;
• avere contezza dei settori “a rischio” aziendali ed il possibile miglioramento e/o ampliamento e/o riduzione di questi ultimi;
• il raggiungimento degli obiettivi strategici prefissati e continuo miglioramento degli stessi;
• una ottimale razionalizzazione delle proprie risorse con relativo controllo ed eventuale riduzione dei costi;
• un migliore coordinamento dei settori aziendali;
• l’efficienza dei singoli responsabili dei settori aziendali con eventuale riconoscimento ed apprezzamento di quelli più efficienti;
• l’efficacia delle azioni correttive intraprese in corso di esecuzione ed il loro peso nell’attività e nella politica aziendale;
• motivazione e stimolazione di tutti i soggetti coinvolti per l’ottenimento degli obiettivi aziendali.

 

Quali sono i costi ed i ricavi generati dal Controllo di Gestione?

 

I costi di implementazione del sistema sono, come detto, soprattutto virtuali, ossia mentali da parte dell’imprenditore e dei suoi collaboratori. Nel caso in cui non si opti per l’impiego di un vero e proprio controller in azienda, il cui costo andrà naturalmente sostenuto dalla stessa, i costi sono veramente esigui.

 

Sul mercato ci sono anche degli ottimi software ed applicativi che agevolano molto l’azienda con una spesa anche molto contenuta. I vantaggi che il Controllo di Gestione riserva all’azienda superano, invece, di gran lunga i costi derivanti dalla sua implementazione.

 

Introdurre il Controllo di Gestione in azienda permette di ottenere risultati economici molto migliori migliorando la marginalità delle forniture (opere o servizi) che si concretizza con un aumento dei ricavi. Basti solo pensare che l’ottimizzazione delle risorse aziendali, anche quelle economiche e finanziarie, derivanti da un’attenta analisi economica della commessa (cash flow) porta già ad un migliore impiego delle risorse economiche aziendali con la conseguente riduzione di accesso al credito e conseguenti minori oneri finanziari per l’azienda stessa. Senza considerare poi, aspetto non secondario, la responsabilizzazione del personale interno ed il loro impiego in maniera più efficace e produttiva, oltre alle informazioni necessarie, per l’imprenditore, delle aree della propria azienda più redditizie e meritevoli di maggiore interesse.

 

In generale il Controllo di Gestione consente all’azienda di diventare una vera e propria “macchina produttiva”, permettendo di conoscere per essa vantaggi e svantaggi economici propri dell’attività, e permette anche al personale ed i collaboratori dell’azienda stessa di lavorare e far parte di un’azienda che produce, rende e mantiene la propria autonomia sul mercato.