L’acquisizione delle commesse è, naturalmente, il primo obiettivo di un’impresa, in quanto costituisce linfa vitale per la stessa. La pianificazione è l’obiettivo immediatamente successivo che l’azienda deve porsi.
Pianificazione, controllo e verifica dei risultati ottenuti
Se una commessa è ben pianificata all’origine e portata avanti con il puntuale e costante monitoraggio degli obiettivi prefissati allora genererà sicuramente utile per l’azienda; diversamente, costituirà soltanto un mero “giro monetario” e, probabilmente, una perdita economica per l’azienda esecutrice.
Vediamo in cosa consiste la pianificazione di una commessa e quali sono gli step di controllo per una buona pianificazione
Il punto di partenza è il budget preventivo, che viene redatto in fase preliminare, che consiste nel preventivo vero e proprio delle lavorazioni (o articoli) che compongono la commessa stessa. Il budget fornirà la percentuale di margine di contribuzione che la commessa dovrà avere alla sua conclusione naturale. Questa fase è molto importante in quanto il budget preventivo dovrà contenere tutte le lavorazioni incluse nella commessa, comprese quelle propedeutiche alle lavorazioni principali, elencate per costi diretti, manodopera, oneri accessori (sfridi, trasporti, trasferte, etc.), spese generali e utile d’impresa. È molto importante dedicare il giusto tempo – e le giuste risorse – al budget preventivo per evitare di avere, nel corso della commessa, spese originariamente non previste, ma comunque indispensabili per la prosecuzione della stessa, che contribuirebbero invariabilmente ad assottigliare il margine di contribuzione senza poter far nulla, in corso d’opera, per eventuali richieste di adeguamento contrattuali al Committente. Naturalmente, per redigere un budget ottimale, occorre che l’azienda conosca l’entità percentuale delle proprie spese generali.
Altro aspetto fondamentale è la redazione di un cash flow economico che riporti tutte le entrate ed uscite, per la commessa in corso, scadenziate al tempo contrattualmente concordato, in modo da valutare anzitempo la “forza economica” necessaria per portare avanti correttamente la commessa.
Il cash flow dovrà essere generato (ed il più delle volte collegato ed alimentato dal cronoprogramma delle lavorazioni) immettendo in esso i costi che derivano da una specifica lavorazione, alla loro scadenza contrattuale, ed i ricavi provenienti per la stessa lavorazione, il cui pagamento avverrà anche per essi alla scadenza contrattualmente prefissata con il Committente. Poiché il cronoprogramma è un documento in costante aggiornamento occorre che le scadenze vengano automaticamente aggiornate al variare del tempo di esecuzione di ciascuna lavorazione. Generalmente, a tale scopo, si utilizzano software specifici che prevedono questa funzione, in quanto manualmente (o anche con l’ausilio di fogli elettronici) difficilmente si riesce ad ottenere i risultati voluti. La commessa, così inizialmente pianificata, dovrà essere costantemente controllata, pena la vanificazione della sua pianificazione.
Per il controllo, a meno di utilizzare software evoluti che fanno già questo controllo per conto nostro, abbiamo un parametro da dover rispettare, se non ottimizzare: il margine di contribuzione. Questa percentuale dovrà sempre essere tenuta sotto costante e periodico monitoraggio: in base alla durata temporale della commessa è bene effettuare questo controllo ad intervalli regolari, mai superiori ai 30 giorni solari.
Poiché tutte le lavorazioni sono economicamente ben definite e determinate, e per esse noto il singolo margine di contribuzione, è buona norma che si determini anche la produzione media giornaliera che la commessa dovrà generare. In tal caso, anche quotidianamente, sarà possibile avere informazioni se la produzione procede come da budget, migliori oppure è in calo. In quest’ultimo caso sarà sempre possibile, tempestivamente, prendere i dovuti accorgimenti e rimettere la produzione entro i binari prestabiliti, per tempo e senza che ciò abbia possibilità di generare danni, spesso irreparabili, per l’azienda.
Pianificare una commessa non è difficile, è solo una questione di metodo e oggi, diversamente dai tempi passati, ci sono validi software che, anche con modici costi, supportano i vertici aziendali in questa funzione.
