Il processo di vidimazione e bollatura dei verbali delle assemblee, come il Consiglio e il Collegio dei Revisori, è un argomento di interesse per molte organizzazioni. In questo articolo, esamineremo il contesto legale e il ruolo fondamentale del collegio dei revisori in questo ambito. Inoltre, vedremo quali libri sono soggetti a bollatura e numerazione in base al Codice Civile.
Nel contesto dell’Ordinamento della Professione di Dottore Commercialista e di Esperto Contabile, il verbale delle sedute di Consiglio e delle Assemblee è redatto e sottoscritto dal Segretario. Questo Segretario è considerato un pubblico ufficiale incaricato di attestare con fedeltà e con capacità probatoria quanto accaduto durante l’assemblea.
Tuttavia, una questione importante riguarda la vidimazione e la bollatura dei verbali delle riunioni del Consiglio dell’Ordine e delle Assemblee degli iscritti.
In merito a questo, è fondamentale notare che le normative non impongono alcun obbligo di vidimazione o bollatura dei verbali in questi contesti specifici. Questo perché l’Ordinamento Professionale attribuisce al Segretario delle riunioni una funzione certificatoria. Questa funzione è finalizzata ad attribuire al verbale un’efficacia probatoria, garantendo la documentazione accurata degli avvenimenti trattati durante l’assemblea.
Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha fornito chiare direttive in merito a questa questione attraverso il Pronto Ordini n. 178/2022, pubblicato il 3 gennaio 2023. In questa comunicazione, il CNDCEC ha richiamato pronunce del Consiglio di Stato, sottolineando che il verbale è considerato un atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi. Questo documento è progettato per descrivere atti o fatti rilevanti per il diritto e viene redatto alla presenza di un soggetto incaricato di verbalizzare gli eventi.
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Un aspetto cruciale è che il verbale non è considerato un atto collegiale. Di conseguenza, la sua validità non dipende dalla sottoscrizione di tutti i membri dell’assemblea, ma è condizionata dalla sottoscrizione del pubblico ufficiale redattore o dalla corretta indicazione delle persone presenti.
Oltre al ruolo centrale nel controllo finanziario, il Collegio dei Revisori dei Conti è chiamato a svolgere una serie di attività periodiche, tra cui la verifica della regolare tenuta dei libri e delle scritture contabili.
Verifica della Regolare Tenuta dei Libri Contabili e relativa vidimazione e bollatura
Il Collegio dei Revisori dei Conti ha il compito di assicurarsi che i libri contabili siano tenuti in modo corretto e in conformità con le normative vigenti. Questo controllo è particolarmente auspicabile che avvenga già durante la prima riunione dell’organo di controllo.
Per gli enti in contabilità finanziaria, i revisori devono preliminarmente accertare l’esistenza di alcuni specifici libri contabili, tra cui:
- Partitario degli Accertamenti: Contiene informazioni sugli stanziamenti iniziali, variazioni successive, somme accertate, riscosse e rimaste da riscuotere per ciascun capitolo di entrata.
- Partitario degli Impegni: Registra stanziamenti iniziali, variazioni successive, somme impegnate, pagate e rimaste da pagare per ciascun capitolo.
- Partitario dei Residui: Mostra la consistenza dei residui all’inizio dell’esercizio, somme riscosse o pagate, somme rimaste da riscuotere o da pagare e quelle residue.
- Giornale Cronologico degli Ordinativi e dei Mandati (Giornale di Cassa): Documenta in modo cronologico gli ordinativi e i mandati.
- Giornale Riassuntivo (se presente): Riassume gli ordinativi di incasso e i mandati emessi dagli uffici decentralizzati.
Per gli enti in contabilità economico-patrimoniale, invece, la verifica riguarda la presenza e la regolare tenuta del libro giornale e delle schede di mastro, invece dei registri sopra menzionati. Indipendentemente dal tipo di contabilità adottato, è essenziale verificare anche la corretta esistenza e tenuta di altri libri o registri, tra cui:
- Registro degli Inventari: Contiene informazioni su beni mobili ed immobili, caratteristiche e valore.
- Registro dei Beni di Facile Consumo: Registra beni soggetti a consumo.
- Registro di Magazzino: Documenta materie prime, merci e prodotti in dotazione.
- Libro dei Verbali del Collegio dei Revisori o Organo Equipollente: Registra i verbali delle riunioni del Collegio dei Revisori dei Conti o organi equivalenti.
- Libro dei Verbali del Consiglio di Amministrazione o di Altri Organi: Registra i verbali delle riunioni di organi stabiliti dalla legge o dallo statuto.
- Registro dei Contratti: Annota i contratti di fornitura di beni e servizi e prestazioni d’opera sottoscritti.
- Registro di Protocollo: Registra la corrispondenza in entrata ed in uscita.
- Altri Registri Specifici: Deve essere verificata l’esistenza e la corretta tenuta di ogni altro registro richiesto dall’ordinamento dell’ente.
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Va notato che i libri e i registri, che possono essere anche gestiti in formato digitale, devono essere numerati prima dell’utilizzo, ma la Circolare vademecum per la revisione amministrativo-contabile negli enti pubblici della Ragioneria generale dello Stato specifica che la bollatura e la vidimazione iniziale non sono più richieste, a meno che non siano previste dallo statuto o dal regolamento di amministrazione e contabilità dell’ente.
Infine, con riferimento sempre alla Circolare vademecum per la revisione amministrativo-contabile negli enti pubblici della Ragioneria generale dello Stato si specifica che il libro verbale del Collegio dei revisori deve essere invece numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio prima di essere utilizzato.
